Destrucción Confidencial de Documentación

Un elemento fundamental para el correcto equilibrio de funciones de una empresa, es la destrucción de documentos.

Las empresas tienen un interés por la seguridad de la información confidencial de su negocio, existiendo regulaciones dónde la obligación de las instituciones y empresas deben garantizar la seguridad de los documentos que contengan datos personales.

El Reglamento General de Protección de Datos se aplicará en mayo de 2018 y las empresas primero deberán obtener los datos de las personas de forma estrictamente legal, por lo que lo más adecuado será proceder a la destrucción confidencial de documentación sobre la cual no se tenga absoluta confianza en cuanto a su procedencia y sobre los datos ya prescritos u obsoletos.

Toda empresa y cada sección u oficina de la misma, guardan documentos con información confidencial y/ o sensible como, transacciones importantes, cheques cancelados, datos personales de empleados, datos personales de clientes.

Cuándo los archivos que contienen dicha información sensible y confidencial han dejado de ser necesarios, se vuelven inútiles después de un tiempo, así mismo Ley Orgánica de Protección de datos, establece que los datos deben ser tratados con especial seguridad   para garantizar su confidencialidad y una vez que se cumpla su utilidad deberán ser destruidos los datos de carácter personal o devueltos.

¿PORQUE ES IMPORTANTE DESTRUIR DOCUMENTOS CON INFORMACIÓN CONFIDENCIAL?

Usuarios, clientes o empleados, tenemos derecho a la privacidad, los documentos que contienen información personal, son datos que ponen en riesgo la vida privada, la integridad de nosotros o de alguien más, considerada por ley como información confidencial.

Al tratatrse de documentos con carácter confidencial es muy importante la gestión confiable y de manejo seguro y puede estar archivada en diversos dispositivos de almacenamiento, asi como diferentes soportes como papel, videocasette, audiocasette, etc.., es importante la gestión confiable y se deseche de manera segura.

Uno de los valores más importantes en las empresas, instituciones y en la sociedad actual,  es la “confianza”, sería un problema muy delicado descubrir que un documento con tu fotografia y la dirección de tu domicilio es arrojado la bote de la basura a plena calle o que alguna persona utilizó tus datos personales y sin autorización para abrir una cuenta de banco, porel solo hecho de haber entregado nuestros documentos personales  a una entidad desorganizada o irresponsable.

Es por ello, que en el proceso de la destrucción de documentos confidenciales, debe anteponerse la privacidad de los datos, siguiendo lienamientos muy estrictos, para que no caigan en manos equivocadas la información.

 

La DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS  debe realizarse bajo un proceso que sea privado, seguro e irreversible, de esta manera garantizar que no pueda ser recuperados estos documentos con información confidencial.
Nota: Cualquiera podría encontrar información sensitiva de su compañía entre la cantidad de papel que tira diariamente, llámese prensa o competidor.
Investigaciones en algunos medios de comunicación demuestran que estos datos no se protegen debidamente.

Empresas especializadas en la Destrucción de Documentos recomiendan que este tipo de archivos sean los que se destruyan:

  • Información Contable
  • Facturas incorrectas
  • Listados de Clientes
  • Historiales de Personal/Recursos Humanos
  • Curriculum Vitae
  • Nóminas
  • Informes de I+D
  • Correo
  • Concursos
  • Ofertas
  • Planes de Marketing
  • Cheques cancelados
  • Números de cuenta y de Tarjetas de Crédito
  • Información de Crédito a Clientes
  • Listados de Inventarios
  • Presupuestos
  • Contratos
  • Informes médicos
  • Historiales médicos
  • Registros de la Seguridad Social
  • Tarifas
  • Firmas
  • Solicitudes de empleo
  • Registros/Declaraciones de Impuestos

All-Safe,  empresa que se dedica a la destrucción de documentos, señala en su página web varios motivos que nos aconsejan porqué destruir documentos.

  • Seguridad
  • Cumplir la ley (Nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos)
  • Motivos económicos
  • Para preservar el medio ambiente

El servicio de destrucción de documentos es muy importante para las empresas que necesitan mantener bien cuidada su privacidad y por supuesto la confianza de sus empleados y clientes. All-Safe, ofrece este servicio con total seguridad respaldada con acreditaciones , tales como:

  • ISO 9001
  • ISO 14001
  • UNE 15713

 

En Mayo de 2016 el Reglamento entro en vigor concediendo un periodo de adaptación de 2 años, plazo que termina el 25 de Mayo de 2018.

El Nuevo Reglamento se aplica para todas las entidades  públicas y empresas que gestionen datos de carácter personal y se encuentren dentro de la Unión Europea (UE), exigiendo un compromiso mayor en la protección de datos.

La empresa deberá ampliar la información de los interesados.




Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *